Die Berechnung des Cost per Hire
im Onboarding-Prozess

Kosteneffektivität ist eine der Haupt-Erfolgsfaktoren von wachsenden und erfolgreichen Unternehmen. Damit das Wachstum gelingt, wird immer wieder eine wichtige Ressource benötigt, neue Mitarbeiter. In der heutigen Zeit gestaltet sich das immer aufwendiger.

Daher ist es wichtig, die Kosten für das finden und etablieren der neuen Mitarbeitenden in die Kultur der Organisation und die Struktur der Prozesse, bis hin zur vollen Produktivität zu messen. Nur so können Erfolge oder auch Missstände im Onboarding bewertet und Fortschritte oder Rückschritte überhaupt erst bemerkt werden. 

Die Berechnung des Cost per Hire im Onboarding-Prozess umfasst die Kosten, die mit dem Recruiting und der Einstellung eines neuen Mitarbeiters verbunden sind. Es gibt verschiedene Kostenfaktoren, die berücksichtigt werden sollten, um den Cost per Hire so real und ehrlich wie möglich zu berechnen.

Diese können beispielsweise sein:

• Kosten für Stellenanzeigen
• Kosten für Personalvermittler oder Headhunter
• Kosten für Recruiting-Software oder -Tools
• Kosten für die Beteiligung an Jobmessen oder Karrieremessen
• Kosten für Vorstellungsgespräche, Reisekosten, Bewerbungsbearbeitung und alles was an Bürokratie sonst noch erledigt werden musste 
• Kosten für Background-Checks und Prüfungen
• Kosten für interne Personalressourcen, wie z.B. Zeitaufwand der Personalabteilung, des Managements, der Mentoren und Buddys
• Kosten für Schulungen und Einweisungen
• Kosten für den Arbeitsplatz, Arbeitsmaterialien, Visitenkarten, etc.
• und noch einiges mehr...

Um den Cost per Hire zu berechnen, müssen alle Kosten, die mit der Einstellung und Entwickelung eines neuen Mitarbeiters, zur voll produktiven Fachkraft, verbunden sind, erfasst und addiert werden.

Diese Gesamtkosten werden dann durch die Anzahl der eingestellten Mitarbeiter im gleichen Zeitraum dividiert. Die Formel zur Berechnung des Cost per Hire lautet:

Cost per Hire = Gesamtkosten für das (Recruiting+Onboarding) / Anzahl der eingestellten Mitarbeiter

Beispiel:Ein Unternehmen hat im vergangenen Jahr 100 Mitarbeiter eingestellt und insgesamt 800.000 Euro für das Recruiting und Onboarding ausgegeben. Der CPH beträgt somit 8.000 Euro (800.000 Euro / 100).

Die Berechnung des Cost per Hire (CPH) im Onboarding-Prozess wiederum ist ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements. Der CPH berechnet die Kosten, die mit dem Recruiting und der Einstellung eines neuen Mitarbeiters verbunden sind.

Das Messen des CPH hilft Unternehmen, ihre Recruiting-Strategie und auch die des Onboardings zu verbessern und die Kosten zu senken. Im Folgenden werden einige bewährte Themen beleuchtet, um den CPH im Onboarding-Prozess zu optimieren.

8 Probleme, die Ihnen im Recruiting begegnen und Lösungsansätze:

1. Probleme: Unstrukturierte Recruiting-Prozesse
   Lösung: Definieren Sie einen strukturierten Prozess, um das Recruiting effizienter zu gestalten. Verwenden Sie beispielsweise Recruiting-Tools, um Bewerbungen zu verwalten und den Prozess zu automatisieren.
2. Problem: Hohe Kosten für Stellenanzeigen
   Lösung: Verwenden Sie kostengünstigere Alternativen wie Social Media und Jobbörsen.
3. Problem: Zu hohe Gehaltsforderungen der Bewerber
   Lösung: Entwickeln Sie realistische Gehaltsstrukturen, die auf dem aktuellen Markt basieren.
4. Problem: Lange Bewerbungsprozesse
   Lösung: Verkürzen Sie die Bewerbungsprozesse und beziehen Sie die wichtigsten Stakeholder mit ein, um eine schnellere Entscheidungsfindung zu ermöglichen.
5. Problem: Hohe Kosten für Background-Checks und Prüfungen
   Lösung: Führen Sie nur die notwendigsten Prüfungen durch und verwenden Sie kostengünstigere Alternativen, wenn möglich.
6. Problem: Zu geringe Anzahl von Bewerbungen
   Lösung: Verbessern Sie Ihre Employer Branding-Strategie, um mehr Bewerbungen zu erhalten, und erweitern Sie Ihre Zielgruppen.
7. Problem: Hohe Fluktuationsrate bei neuen Mitarbeitern
   Lösung: Verbessern Sie das Onboarding-Programm, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter in das Unternehmen integriert werden und sich wohlfühlen.
8. Problem: Hohe Kosten für interne Personalressourcen
   Lösung: Automatisieren Sie manuelle Prozesse, um den Arbeitsaufwand für Personalressourcen zu reduzieren.

In diesem Kontext lässt sich behaupten:
Ein sauber aufgesetztes Onboarding erleichtert Ihnen das Preboarding und auch den Recruiting-Prozess. Ist insbesondere das Onboarding und Preboarding klar definiert, fließend und auf die wahren Bedürfnisse des Unternehmens und die der Fachkraft abgestimmt, wird Recruiting zur einfacheren Disziplin in der Mitarbeitenden Gewinnung.

Die Optimierung des CPH im Onboarding-Prozess erfordert eine ständige Überwachung und Verbesserung. Unternehmen sollten ihre Recruiting- / Onboarding-Strategie und -Prozesse regelmäßig überprüfen und anpassen, um die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken. Eine Investition in aufeinander abgestimmte Recruiting- und Onboarding Tools und ein strukturierter Prozess können dabei helfen, den CPH zu senken und gleichzeitig qualifizierte Mitarbeiter einzustellen.

Warum sollte hier von der voll produktiven Fachkraft zum Recruiting, rückwärts auf Anfang zum Entwickeln der Stellenanzeige gedacht werden?

Weil die Verkaufstexte für Ihre Unternehmens-Rollen, die Sie dann im Recruiting nutzen können, nichts anderes sind, als das logische Vorwort Ihres qualitativ hochwertigen und Mitarbeiter begeisternden Onboarding-Prozesses. 

Zusammenfassend lässt sich sagen:
Eine Überprüfung Ihres Onboarding-Prozesses, die Zeit und ehrliche selbstreflektierte Abstimmung auf Ihre Realität im Unternehmen, ist eine Investition in die Stabilität und Rentabilität Ihres Unternehmens.

Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass ein effektiver digitaler Preboarding-Prozess nicht nur Zeit und Mühe spart, sondern die nachhaltige Produktivität steigert.

Richtiges Fachkräfte Onboarding schafft zufriedenere Mitarbeiter und verbesserte ihren CPH. Eine gleichbleibende und planbare Qualität messen Sie dann in der Währung der "Loyalität".

Ist Ihr Onboarding erst einmal perfekt auf die realen Fachkräfte & Rollen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt, reduziert es die CPH Kosten des Unternehmens, für die Gewinnung neuer produktiver Fachkräfte erheblich. Dadurch ist jede Investition in den Onboarding-Prozess, eine nachhaltig realisierte Unternehmens-Rendite. 

Zusätzlich können Sie die gewonnene Zeit und die finanziellen Ressourcen, die Sie durch die Optimierung erreichen, für höhere Gehälter für die zukünftigen Fachkräfte im War of Talents nutzen.

Was Sie nun tun können:
Um diesen Refreshing Prozess einzuleiten, können sie interne Ressourcen, die eh schon knapp sind nutzen. Doch das führt oft zu Reibungen zwischen den Abteilungen und einseitigen Kompromissen. Idealerweise binden Sie hier eine externe Person oder Agentur ein, die Sie hier begleitet und Ihnen dabei hilft, schlechte schnelle Kompromisse durch begeisternde, Mehrwerte liefernde Symbiosen zu ersetzen.