13 Onboarding-Herausforderungen und wie man sie überwindet
Erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeiter ist ein wichtiger erster Schritt für jedes Unternehmen, da es dazu beiträgt, dass neue Mitarbeiter schnell und effektiv in die Unternehmenskultur und das Team integriert werden.
Dieser Prozess kann jedoch auch komplex und zeitaufwändig sein, insbesondere in einem sich radikal verändernden Geschäftsumfeld. In diesem Artikel werden wir einige der häufigsten Herausforderungen untersuchen, mit denen Personalchefs bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Jahr 2023 konfrontiert sein können, und einige Tipps und Best Practices zur Bewältigung dieser Herausforderungen anbieten.
1. Dokumentationsprozess:
Sicherstellen, dass die erforderlichen Informationen zum richtigen Zeitpunkt und fehlerfrei erfasst werden, ist beim Onboarding neuer Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Wenn sich jedoch die Menge an Dokumenten häuft, kann es für Personalchefs schwierig werden, mit der Qualität ihres Onboarding-Prozesses Schritt zu halten. Bürokratie digitalisieren und vereinfachen ist die Lösung
Tipps zur Bewältigung dieser Herausforderung:
a) Verwenden Sie Vorlagen und Checklisten: Eine klare Checkliste und Vorlage stellt sicher, dass alle erforderlichen Dokumente ausgefüllt und rechtzeitig eingereicht werden, ohne dass etwas durch das Raster fällt.
b) Tracking automatisieren und einrichten: Große Mengen an Einreichungen können durch die Automatisierung des Prozesses optimiert werden. Es hilft Ihnen, das Fehlerrisiko zu minimieren. Die Einrichtung eines Tracking-Systems zusammen mit der Automatisierung hilft Ihnen, die Fertigstellung und Einreichung von Dokumenten in Echtzeit zu verfolgen.
2. Bereitstellung gründlicher und effektiver Schulungen:
Es kann eine Herausforderung sein, sicherzustellen, dass das Einarbeiten neuer Mitarbeiter ihre beruflichen Aufgaben, Erwartungen und Verantwortlichkeiten sowie die Richtlinien und Verfahren des Unternehmens klar und deutlich transportiert werden, doch...
So überwinden Sie die Herausforderung effektiver Schulungen:
a) Setzen Sie sich klare Erwartungen und Ziele: Neue Mitarbeiter können leicht überfordert sein, wenn sie keine klar definierten Erwartungen und Ziele haben. Definieren Sie sie also, bevor das Training beginnt. Dies wird ihnen helfen, inspiriert und engagiert zu bleiben.
b) Machen Sie das Training interaktiv und ansprechend: Stellen Sie sicher, dass Sie eine Mischung aus Trainingsmethoden wie Vorträgen, praktischen Übungen und Online-Trainingsmodulen verwenden. Ermutigen Sie auch neue Mitarbeiter, Fragen zu stellen, indem Sie zwischen den Schulungssitzungen Zeit für Fragen und Antworten einplanen.
c) Klären Sie wichtige Richtlinien: Urlaub, Erstattung, Gehaltsaufteilung, Leistungsbeurteilungen und -beurteilungen usw. sind einige der wichtigen Dinge, die ein neuer Mitarbeiter am Anfang beachten sollte. Machen Sie es zu einer Priorität, sie beim Onboarding neuer Mitarbeiter zu erklären.
3. Gewährleistung eines reibungslosen Übergangs:
Es kann schwierig sein, neuen Mitarbeitern bei der Integration in die Unternehmenskultur und das Team zu helfen, insbesondere wenn sie sich entfernt oder in einer anderen Zeitzone befinden.
Tipps zur Bewältigung der Herausforderung, die einen reibungslosen Übergang gewährleistet:
a) Setzen Sie klare Erwartungen: Informieren Sie den neuen Mitarbeiter darüber, was von ihm in Bezug auf Kommunikation, Verfügbarkeit und Ressourcen erwartet wird. Kommunizieren Sie regelmäßig mit ihnen, besonders in den ersten Wochen. Gehen Sie proaktiv auf sie zu und bieten Sie Hilfe und Unterstützung an.
b) Für das virtuelle Onboarding: Wenn Sie neue Mitarbeiter virtuell einarbeiten, sollten Sie die Verwendung virtueller Onboarding-Tools oder -Plattformen in Betracht ziehen, um ihnen zu helfen, sich mit ihrer neuen Rolle und der Unternehmenskultur vertraut zu machen. Sie können Unternehmenspräsentationen einbeziehen, die Rollen und Verantwortlichkeiten beschreiben, Ressourcen teilen und einen drei- bis sechsmonatigen Fahrplan skizzieren.
c) Für unterschiedliche Zeitzonen: Wenn Ihre Organisation Mitarbeiter aus unterschiedlichen Zeitzonen einstellt, wird es für die neuen Mitarbeiter schwierig zu verstehen, wie sie mit verschiedenen Teams über Zeitzonen hinweg interagieren sollen. Es ist ideal, Besprechungen zu einem Zeitpunkt zu planen, der für beide Parteien günstig ist. Der neue Mitarbeiter sollte über Daten zu den verfügbaren Zeiten seiner Kollegen und Teammitglieder verfügen, um ein kollaboratives Umfeld zu gewährleisten.
4. Management des Onboarding-Prozesses:
Die Koordination und Verwaltung der verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten, die mit dem Onboarden neuer Mitarbeiter verbunden sind, kann eine Herausforderung sein, insbesondere für Unternehmen mit einer großen Anzahl von Neueinstellungen.
Tipps zur Bewältigung der Herausforderungen bei der Verwaltung der Onboarding-Prozesse:
a) Einführung durch wichtige Delegierte: Der neue Mitarbeiter muss von den wichtigen Delegierten des Unternehmens wie dem Einstellungsmanager oder seinem Berichtsmanager begrüßt werden. Während der Einführung wird dringend empfohlen, dass der CEO oder die wichtigen Führungskräfte anwesend sind und den neuen Mitarbeiter ansprechen.
b) Verwenden Sie digitale Software und Ressourcen: Wenn Sie etwa dreißig Neueinstellungen pro Monat verwalten, wird es für Manager schwierig, alle Prozesse zu bewältigen, die mit dem Onboarding-Prozess verbunden sind. Selbst wenn Sie es vollständig schaffen, kann sich die Qualität des Onboarding-Prozesses verschlechtern. Genau aus diesem Grund müssen Sie Onboarding-Tools und -Ressourcen nutzen, bei denen alle sich wiederholenden Onboarding-Aufgaben ausgelagert werden. Es wird Ihrem Team helfen, Kosten zu sparen und Zeit zu gewinnen, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
c) Vorausplanen: Planen Sie das Onboarding im Voraus, einschließlich der Aufgaben, die bis wann erledigt werden müssen. Dies kann dazu beitragen, dass alles reibungslos läuft und neue Mitarbeiter sich schnell einarbeiten können.
d) Rundgang nicht vergessen: Ein neuer Schreiner muss die wichtigen Stellen im Firmenbüro kennen. Einfache Fragen wie „Wo ist das Badezimmer? „Wo kann ich zu Mittag essen?“ „Wo ist die Cafeteria?“ müssen im Onboarding angesprochen werden.
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5. Angemessene Unterstützung bieten:
Sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter die notwendige Unterstützung und Ressourcen haben, um in ihrer Rolle erfolgreich zu sein, kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn das Unternehmen schnell wächst oder andere Störungen erlebt.
Hier sind ein paar Tipps, wie Sie diese Herausforderung meistern können:
a) Stellen Sie ein Support-Netzwerk bereit: Bringen Sie neue Mitarbeiter mit einem Mentor oder Buddy’s zusammen, der Fragen beantworten und bei der Navigation in ihrer neuen Rolle beraten kann. Machen Sie neuen Mitarbeitern deutlich, dass Sie für spontane Meetings zur Verfügung stehen oder dafür sorgen, dass Ihre Tür offen steht.
b) Richten Sie regelmäßige Check-up's ein: Planen Sie regelmäßige Check-up's mit neuen Mitarbeitern, um zu sehen, wie es ihnen geht, und bieten Sie bei Bedarf Unterstützung an.
6. Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter aufrechterhalten:
Es ist wichtig, dass neue Mitarbeiter während des Onboarding-Prozesses engagiert und motiviert bleiben, da sie beim Lernen und bei der Anpassung an ihre neue Rolle Herausforderungen und Rückschlägen gegenüberstehen können.
So können Sie Ihr Mitarbeiterengagement verbessern:
a) Ein Belohnungssystem: Das Mitarbeiterengagement kann verbessert werden, indem Sie eine Belohnungs-Plattform haben, auf der Mitarbeiter basierend auf dem Erreichen von Team-Meilensteinen oder dem Feiern eines besonderen Anlasses belohnt werden.
b) Sozialisierung fördern: Ermutigen Sie neue Mitarbeiter, sich außerhalb der Arbeit mit ihren Kollegen auszutauschen, sei es durch die Organisation von Teambuilding-Aktivitäten oder einfach durch die Ermutigung, nach der Arbeit einen Drink zu sich zu nehmen. Dies kann ihnen helfen, sich stärker mit ihrem Team und dem Unternehmen verbunden zu fühlen.
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7. Verwalten von Remote-Arbeit:
Unternehmen mit einer erheblichen Anzahl von Remote-Mitarbeitern stehen möglicherweise vor Herausforderungen bei der Einarbeitung und effektiven Unterstützung dieser Mitarbeiter.
Tipps zur Bewältigung der Herausforderungen:
a) Videokommunikation nutzen: Die meisten Menschen scheuen sich davor, die Videokamera einzuschalten, während sie mit ihren Kollegen interagieren. Fördern Sie von Anfang an die Gewohnheit, die Kamera einzuschalten, während Sie miteinander kommunizieren. Verwenden Sie diese Methode, um mit neuen Mitarbeitern in Verbindung zu bleiben. Dies kann die Erfahrung, sich am selben physischen Ort zu befinden, bis zu einem gewissen Grad replizieren. b) Verwenden Sie Projektmanagement-Tools: Projektmanagement-Tools, um Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen, damit Sie den Überblick behalten, woran neue Mitarbeiter arbeiten, und bei Bedarf Unterstützung leisten können.
8. Onboarding aus der Ferne verwalten:
Mit der Verbreitung von Remote- oder Hybrid Arbeit stehen Unternehmen möglicherweise vor Herausforderungen bei dem Einarbeiten neuer Mitarbeiter aus der Ferne, einschließlich der Sicherstellung, dass sie über die notwendige Ausrüstung und Technologie verfügen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen.
Tipps zur Bewältigung der Herausforderung des Remote-Onboardings:
a) Verwenden Sie Remote-Onboarding-Tools: Das virtuelle Onboarding ist etwas schwieriger als das persönliche Onboarding. Daher ist es wichtig, zuverlässige Werkzeuge zu haben, um es so reibungslos wie möglich zu machen. Ein Onboarding-Tool kann diesen Prozess erleichtern.
b) Erforderliche Tools und Zugang bereitstellen: Da Neueinstellungen Zeit brauchen, um beizutreten, ist es besser zu planen, wie man sie mit den richtigen Tools und Zugang ausstatten kann. Wenn Sie elektronische Geräte bereitstellen, planen Sie so, dass sie das Paket im Voraus erhalten und Sie bei der Einrichtung vor dem ersten Tag unterstützen. Dadurch werden alle Hindernisse beseitigt, die sie haben, um ihre Arbeit problemlos zu beginnen.
9. Umgang mit Compliance und rechtlichen Fragen:
Sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter alle relevanten Gesetze, Vorschriften und Unternehmensrichtlinien kennen und einhalten, kann eine Herausforderung sein.
Hier sind ein paar Tipps, um diese Herausforderung zu meistern:
a) Verwenden Sie standardisierte digitale Formulare und Dokumente: Durch standardisierte Formulare und Dokumente stellen Sie sicher, dass alle neuen Mitarbeiter die gleichen Informationen erhalten und dass alle erforderlichen Informationen einheitlich erfasst werden.
b) Führen Sie einen Prozess ein: Stellen Sie sicher, dass die neuen Mitarbeiter wissen, wie sie Compliance- und rechtliche Probleme melden, und verfügen Sie über einen Prozess, um auftretende Probleme anzugehen und zu lösen. Es ist von Vorteil, neue Mitarbeiter zu Compliance- und Rechtsfragen zu schulen, vielleicht auch über einen Gamification Ansatz, damit sie sich ihrer Rechte und Pflichten bewusst sind.
10. Umgang mit kulturellen Unterschieden:
Unternehmen mit einer globalen Belegschaft stehen möglicherweise vor Herausforderungen, wenn es darum geht, Mitarbeiter mit unterschiedlichem kulturellem Hintergrund einzuarbeiten und ihnen dabei zu helfen, sich an die Kultur und Arbeitsweise des Unternehmens anzupassen. Insbesondere, wenn der Fachkräftemangel durch Angestellte aus dem Ausland ausgeglichen werden soll.
Tipps zum Umgang mit kulturellen Unterschieden während der Einarbeitung:
a) Bereitstellung kultureller Schulungen: Helfen Sie den neuen Mitarbeitern, die Kultur und Werte des Unternehmens zu verstehen und sich daran anzupassen. Dies könnte Informationen über Geschäftsetikette, Kommunikationsstile und Bräuche beinhalten.
b) Kulturelle Unterschiede feiern: Die Ermutigung neuer Mitarbeiter, ihre kulturellen Traditionen und Erfahrungen zu teilen, kann dazu beitragen, ein stärkeres und kohärentes Team aufzubauen.
11. Festigen einer Mitarbeiterbindung:
Sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter in ihrer neuen Rolle glücklich und zufrieden sind, kann eine Herausforderung sein, speziell, wenn sie während des Onboarding-Prozesses mit Herausforderungen oder Rückschlägen konfrontiert sind.
So können Sie diese Herausforderung meistern:
a) Schaffen Sie Berührungspunkte: Touchpoints / Berührungspunkte sind eine Möglichkeit, den neuen Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen während der Pre-Onboarding- und Post-Onboarding-Phase zu erreichen. Während dieser Interaktionen Fragen wie, ob sie Gegenangebote erhalten haben, Bindungsmaßnahmen von ihrem bestehenden Arbeitgeber, Bestätigung am letzten Arbeitstag usw. Dadurch erhalten Sie mehr Daten, um zu verstehen, ob der neue Mitarbeiter einem hohen Abbruchrisiko ausgesetzt ist.
b) Verwenden Sie die Gamification-Plattform: Gamification-Plattformen verbessern die Kandidatenerfahrung während des Onboardings und hinterlassen einen erstklassigen Eindruck auf das Unternehmen. Es gibt mehrere Tools, die Ihre Kandidatenerfahrung und Ihr Zugehörigkeitsgefühl verbessern können.
12. Umgang mit Diversität und Inklusion:
Unternehmen stehen möglicherweise vor Herausforderungen, wenn es darum geht, Mitarbeiter mit unterschiedlichem Hintergrund einzuarbeiten und sicherzustellen, dass sie sich in ihrer neuen Rolle integriert und unterstützt fühlen.
Tipps zur Bewältigung der Herausforderung von Diversität und Inklusion:
a) Entwickeln Sie einen Plan: Haben Sie einen klaren Plan zur Förderung von Diversität und Inklusion in Ihrer Organisation, in dem die Mitarbeiter angemessen in unbewusster Voreingenommenheit, Diversität und Inklusion sowie kultureller Kompetenz geschult werden. Sie können auch Ressourcengruppen für Mitarbeiter erstellen oder regelmäßige Veranstaltungen veranstalten.
b) Klar kommunizieren: Ermutigen Sie ehrliche und offene Kommunikation und den Austausch unterschiedlicher Perspektiven innerhalb der Organisation. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter an Bord holen, stellen Sie sicher, dass ihm das Engagement des Unternehmens für Vielfalt und Inklusion durch Schulungen, Unternehmensmaterialien oder durch Gespräche mit Managern oder der Personalabteilung bewusst ist.
13. Verwaltung der Onboarding-Kosten: Sicherzustellen, dass der Onboarding-Prozess kosteneffektiv und effizient ist, kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere für Unternehmen mit einer großen Anzahl von Neueinstellungen oder begrenzten Ressourcen.
Tipps zur Verwaltung der Einarbeitungskosten:
a) Suchen Sie nach digitalen Lösungen für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Mit solchen Lösungen können Sie Kosten senken und Ihre Prozesse verschlanken.
b) Feedback einholen: Feedback von neuen Mitarbeitern und Ihrem Team zum Onboarding-Prozess kann verwendet werden, um Bereiche zu identifizieren, in denen Sie die Effizienz verbessern und Kosten senken können.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Onboarding neuer Mitarbeiter ein wichtiger Prozess ist, der dazu beiträgt, den Erfolg, die Qualität und die Produktivität neuer Mitarbeiter sicherzustellen. Es kann jedoch auch ein komplexer und herausfordernder Prozess sein, hauptsächlich in dem sich schnell verändernden Geschäftsumfeld von heute.
Durch das Verständnis und die Bewältigung der gemeinsamen Herausforderungen, denen Unternehmen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen begegnen können, wie z. B. die Bereitstellung gründlicher und effektiver Schulungen, die Gewährleistung eines reibungslosen Übergangs und die Verwaltung von Vielfalt und Inklusion, können Organisationen ihren neuen Mitarbeitern:innen helfen, in ihren neuen Rollen erfolgreich zu sein und erfolgreich zu sein. Indem sie die in diesem Artikel erwähnten Tipps befolgen, können Unternehmen diese Herausforderungen meistern und ein positives und unterstützendes Onboarding-Erlebnis für ihre neuen Mitarbeiter schaffen.
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