Leitfaden (Mindset) für Führungskräfte zur Mitarbeiterbefragung
Dieser Leitfaden bietet Führungskräften die Gelegenheit, sich auf nahezu alle Mitarbeitergespräche gut vorzubereiten und dabei das Ziel, wesentliche Gesprächsteile und die Struktur des Gesprächs nicht aus den Augen zu verlieren, nicht zu vergessen.
Er ermöglicht es Ihnen, selbst in der aufregenden Debatte, das Gespräch zu strukturieren und flexibel auf neue Richtungen und Ideen einzugehen.
Gesprächsgrundlagen Mitarbeiterbefragung (Mindset)
Denken Sie daran, der Mitarbeiter sollte die Gelegenheit erhalten, seine Position vorzutragen, ohne unterbrochen zu werden. Geben Sie ihm Raum, seinen Standpunkt darzulegen, und machen Sie sich Notizen, wo Sie nachfragen möchten. Machen Sie deutlich, dass Sie die Anliegen der Mitarbeitenden verstehen und anerkennen.
Danach können Sie Ihre eigene Sichtweise präsentieren, ohne dabei zu urteilen oder zu unterbrechen. Geben Sie dem Mitarbeiter die Chance, seine Ängste und Frustrationen auszudrücken, ohne dass Sie ein Urteil darüber abgeben. Abschließend können Sie in das konstruktive Kerngespräch eintreten.
Suchen Sie nach einem Konsens, der beiden Seiten gerecht wird. Seien Sie offen und bereit, Ihre Position anzupassen, wenn sich im Verlauf des Gesprächs neue Ideen und Einblicke ergeben. Zusammenfassend können Sie so die Ergebnisse immer wieder reflektieren und kontrollieren und festhalten, ob die gemeinsamen Gesprächsziele erreicht wurden.
Ein Beispiel Leitfaden für die Mitarbeiterbefragung
Hierfür ist ein Leitfaden den Sie für alle Gespräche nutzen sehr wichtig.
- Gesprächsziel festlegen
- Zeitpunkt und Zeitrahmen ansetzen und festhalten
- Schriftliche Bestätigung vereinbarter Ergebnisse, Aktionen und Fristen.
- Aufzeigen der Differenzen und Synergiemöglichkeiten.
- Rückschau- und Auswertung des Gesprächs.
- Veranlassen notwendiger Maßnahmen.
- Erreichtes Gesprächsziel betonen.
- Neue Erkenntnisse über den Gesprächspartner beschreiben.
- Bild, das der Gesprächspartner von Ihnen gewonnen hat.
- Beurteilen des eigenen Verhaltens im Gespräch.
- Vorschläge zur Verbesserung bei zukünftigen Gesprächen machen.
- Zusammenfassen aller wichtigen Punkte.
Rahmen für das Mitarbeiter-Gespräch
Schaffen Sie eine Umgebung in der sich beide Wohlfühlen. Sorgen Sie beide dafür, dass keine Ablenkungen vorhanden sind, denn es geht um etwas Wichtiges.
- Handy aus,
- ein abgeschlossener Raum mit angenehmem Klima,
- setzten Sie sich nebeneinander, damit Sie zusammen in Ihr Gesprächsformular schauen können und
- sorgen Sie einfach für eine gute und angenehme Atmosphäre.
Grober Ablauf für das Mitarbeiter-Gespräch
- Beginnen Sie das Gespräch, indem Sie den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin dazu einladen, über seine/ihre Erfahrungen, Gedanken und Einsichten zu sprechen.
- Fordern Sie sich gegenseitig auf, nicht um den “heißen Brei” zu reden. Vermeiden Sie Begriffe, die interpretiert oder missverstanden werden können.
- Machen Sie deutlich und vermitteln Sie Ihr reales Interesse an den Bedürfnissen des Mitarbeitenden.
- Stellen Sie klar, dass Sie an einem offenen und konstruktiven Austausch interessiert sind.
- Begrüßen Sie den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin freundlich, setzen Sie sich gemeinsam an einen geeigneten Tisch und stellen Sie sicher, dass der/die Betreffende "gedanklich anwesend" ist.
- Erwähnen Sie noch einmal den Grund des Gesprächs, geben Sie einen Rahmen für die Dauer vor und laden Sie den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin ein, über seine/ihre Ansichten zu sprechen.
- Machen Sie klar, dass Sie auf einen offenen und konstruktiven Austausch aus sind.
- Halten Sie Ihre gegenseitigen Wahrnehmungen und Eindrücke zur vergangenen und aktuellen Themen “schriftlich” fest.
- Gehen Sie die Erwartungen und Anforderungen durch, die Sie haben oder zusammen abgestimmt und festgelegt haben und halten diese “schriftlich” fest.
- Erarbeiten Sie gemeinsame Ziele und Lösungen und halten diese “schriftlich” fest.
- Fassen Sie beide die Ergebnisse, Erwartungen und Eindrücke des Gespräches des anderen zum Abschluss des Gespräches noch einmal mit den eigenen Worten zusammen.
- Geben Sie sich gegenseitig Feedback, ob die gegenseitigen Erwartungen richtig verstanden haben. Wenn nicht, passen Sie die Ausdrucksweise zu Ihren Erwartungen einfach noch einmal an und halten diese Ergänzungen “schriftlich” fest
- Gönnen Sie sich noch etwas Schönes zusammen zum Abschluss.
So in etwa könnte das Mitarbeiter-Gespräch sachlich ablaufen.
Fazit
Mit ein wenig Übung und einem Leitfaden, der gleichzeitig die Struktur für ein messbares Miteinander darstellt, sollte es gut möglich sein, konstruktiv und miteinander zusammenzuarbeiten. Die schriftliche Form, bietet Ihnen zudem die Möglichkeit, Ihre Kommunikation und Verbindlichkeit zu verbessern. Da Sie sicherlich keine Lust haben, Endlostexte zu schreiben, lernen Sie beide Ihre Themen gezielter auf den Punkt zu bringen.
Alles in allem, schaffen Sie so Transparenz, Geschwindigkeit, Planbarkeit und Vertrauen.